Klachtenreglement
Het Kantoor van nU B.V.
Gouda – KvK 66948509

Het Kantoor van nU B.V. hecht veel waarde aan goed contact met klanten (opdrachtgevers, coachees, deelnemers aan trainingen en opleidingen, etc.). Tevredenheid bij klanten staat hoog in het vaandel. Mocht u, om welke reden dan ook, niet tevreden zijn naar aanleiding van het gebruik van onze diensten, dan vernemen we dat graag van u.

Doel
De klachtenregeling is bedoeld als een laagdrempelige manier om:

  • tegemoet te komen aan de indiener van de klacht en zo mogelijk oplossen van zijn/haar onvrede;

  • bij te dragen aan de kwaliteitsverbetering van de opleidingen en trainingen en overige begeleiding van Het Kantoor van nU B.V.

Wij willen leren van onze fouten door te luisteren en, mogelijk samen met u, te werken aan het verbeteren van onze dienstverlening. Een klacht kan betrekking hebben op alle aspecten van onze dienstverlening.

Hieronder staat beschreven hoe u kenbaar kunt maken indien u niet tevreden bent. Daarnaast vindt u hier de beschrijving van de afhandeling van uw klacht/melding.

Artikel 1: Definities

Deelnemer/Klant: Ieder die feitelijk deelneemt of heeft deelgenomen aan een cursus, training, opleiding, coaching of begeleidingstraject van Het Kantoor van nU B.V. of die zich definitief hiervoor heeft aangemeld of geldig is aangemeld.

Diensten Het Kantoor van nU B.V.: Alle diensten die door Het Kantoor van nU B.V. worden aangeboden of georganiseerd.

De directie: De directie van Het Kantoor van nU B.V.: Mevrouw A.E. Meerding-Kraaijveld

Docent/trainer/opleider/coach/ontwikkelaar: De persoon die in opdracht van Het Kantoor van nU B.V. (onderdelen van) de cursus, training, opleiding, coaching of begeleidingstraject uitvoert.

Het Kantoor van nU B.V.: Kantoorhoudend te (2801 RE) Gouda op het adres Peperstraat 20 en ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 66948509.

Klacht: Een conform dit reglement geuit bezwaar over het beroepsmatig handelen (doen of nalaten) van een van de diensten van Het Kantoor van nU B.V. of docenten/trainers/opleiders/coaches/ontwikkelaars/medewerkers die in opdracht van Het Kantoor van nU B.V. werken.

Klachtencommissaris: De klachtencommissaris van Het Kantoor van nU B.V. inzake cursussen, trainingen, opleidingen, coaching of begeleidingstrajecten.

Klager: De deelnemer en/of belanghebbende die een schriftelijke klacht heeft ingediend.

Artikel 2: Direct oplosbare werkwijzen

We onderscheiden bij het omgaan met klachten vier werkwijzen.

  1. Direct oplossen: Eenvoudige en snel oplosbare klachten worden meteen behandeld. U kunt hiervoor direct contact opnemen met uw contactpersoon bij Het Kantoor van nU B.V. of door een e-mail te sturen naar info@hetkantoorvannu.nl.  Voorbeeld van een direct oplosbare klacht: u hebt de indruk dat er een fout staat op de factuur.

  2. Bemiddeling door contactpersoon: In eerste instantie proberen wij samen met u en uw contactpersoon bij Het Kantoor van nU B.V. te overleggen en in een goed gesprek te achterhalen wat de klacht is, waardoor deze veroorzaakt wordt en wat de stappen kunnen zijn om deze op te lossen. Dit overleg kan telefonisch plaatsvinden, maar ook bij Het Kantoor van nU B.V. op kantoor.

Artikel 3: Bemiddeling door klachtencommissaris

Indien bovenstaande werkwijzen niet voldoende blijken kunt u een formele klacht indienen bij de klachtencommissaris van Het Kantoor van nU B.V.

Bemiddeling door klachtencommissaris: Indien bovenstaande werkwijzen niet voldoende blijken kunt u een formele klacht indienen bij de klachtencommissaris van Het Kantoor van nU B.V. Loes Bennema.
U kunt de klacht opsturen naar info@hetkantoorvannu.nl met in de onderwerpregel de tekst “KLACHT”.


Deze e-mail bevat:

  • De volgende informatie over klager: achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;

  • Een goed onderbouwde omschrijving van de klacht voorzien van relevante feiten en indien mogelijk onderbouwd met schriftelijke stukken (bijvoorbeeld correspondentie);

  • Informatie over hetgeen ondernomen is om te komen tot een oplossing van de klacht, indien aanwezig;

  • Indien één of meer van deze gegevens ontbreken verzoekt de klachtencommissaris de klager om deze gegevens binnen één week alsnog te verstrekken;

De verantwoordelijkheden van de klachtencommissaris:

  • De klachtencommissaris heeft de taak om bij haar ingediende klachten te onderzoeken en daarover een oordeel te geven. Dit oordeel heeft de vorm van een advies aan de directie

  • Indien de klacht tegen de klachtencommissaris wordt ingediend, zal een plaatsvervangende klachtencommissaris aangesteld worden door Het Kantoor van nU B.V., om partijdigheid te voorkomen.

Behandeling en beoordeling van een klacht:

  • Een klacht wordt uitsluitend in behandeling genomen indien de klacht betrekking heeft op diensten die zijn afgenomen bij Het Kantoor van nU B.V. en de personen die deze diensten in opdracht van Het Kantoor van nU B.V. hebben uitgevoerd.

  • De klachtencommissaris zal binnen 10 werkdagen een ontvangstbevestiging en inhoudelijke reactie op de klacht sturen. Als er meer tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt u als deelnemer hiervan binnen een week in kennis gesteld, waarbij het uitstel wordt toegelicht. De klachtencommissaris komt binnen 4 weken na ontvangst van de klacht tot haar oordeel. Dit oordeel heeft de vorm van een schriftelijk advies aan de directie

  • De klachten commissaris zendt een afschrift van haar oordeel aan de klager en beklaagden.

  • Is verlenging noodzakelijk dan maakt de klachtencommissaris deze verlenging aan de klager bekend.

  • Eventuele consequenties worden zo snel mogelijk afgehandeld

  • Klachten worden altijd vertrouwelijk behandeld.

  • Uw klacht aan de klachtencommissaris wordt voor een periode van minimaal 2 jaar bewaard in ons klachtenregister.

De klager wordt in zijn klacht niet ontvankelijk verklaard indien:

  • De klacht anoniem wordt ingediend;

  • De feiten, omstandigheden of gebeurtenissen waarover wordt geklaagd langer dan 6 maanden voor indiening van de klacht hebben plaatsgevonden, tenzij klemmende redenen de overschrijding van deze termijn rechtvaardigen;

  • Door klager – ook na het verzoek om deze alsnog te verstrekken – niet de minimaal vereiste gegevens worden overgelegd zoals beschreven in artikel 3.2.i.

Intrekking van een klacht:

  • Een klager kan zijn klacht intrekken tot het moment waarop de Klachtencommissaris uitspraak doet. De Klachtencommissaris zal een Klacht niet (verder) behandelen als de Klager de Klacht intrekt, tenzij de Klachtencommissaris op basis van de haar ter beschikking staande informatie meent dat het in het belang van Het Kantoor van nU B.V. is dat de procedure wordt voortgezet, ook al zal Klager daarbij niet langer betrokken zijn.

De klachtenprocedure is kosteloos. De eventuele kosten van (rechts)bijstand, reiskosten deskundigenbijstand en andere kosten die partijen maken met het oog op de klachtenprocedure worden door partijen zelf gedragen.

Artikel 4: Mediation

Mediation: Als het niet lukt de klacht volgens werkwijzen 1, 2 of 3 op te lossen, dan zal in overleg door partijen een mediator worden aangewezen. Eén of beide partijen kunnen bij elkaar per e-mail aangeven dat ze geen vertrouwen hebben er samen uit te komen, waarna in gezamenlijk overleg een mediator zal worden benaderd. Indien beide partijen het eens zijn met de keuze van de mediator, dan zal het mediation traject van start gaan. De kosten van de mediator zullen bij helfte door partijen worden gedragen.

 

Artikel 5: Rechterlijke instantie

Rechterlijke instantie: indien bovenstaande 4 opties niet tot een bevredigende oplossing leiden, is de bevoegde rechtelijke instantie in het arrondissement waar Opdrachtnemer gevestigd is, bij uitsluiting bevoegd van het geschil kennis te nemen en een uitspraak te doen.

Artikel 6: Klachtenregister

Wij registreren uw klacht vanaf bovenstaande stap 3, het moment dat de klachtencommissaris per e-mail formeel op de hoogte wordt gesteld van de klacht.
Wij registreren uw klacht met daarbij de volgende informatie: omschrijving van de klacht, bedrijfsnaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de klager.
N.B. Wij registreren en bewaren uw klacht minimaal 2 jaar.