Wil dat je medewerkers zich prettig voelen en zichzelf kunnen zijn.
Hoe zorg jij daarvoor als leidinggevende?
Standup meetings, online calls en bootcamps kunnen er niet tegenop: een goed gesprek met je werknemer. Het is de meest effectieve en meest simpele manier om in verbinding te blijven met je werknemer. Voorwaarde is dat je werknemer de ruimte voelt om eerlijk te zijn. Niet iedere leidinggevende vindt dit gemakkelijk.
Hoe pak je het bijvoorbeeld aan als je in gesprek wilt over signalen van stress, onzekerheid, prikkelbaarheid, uitval, mentale gezondheid, diversiteit of gelijkheid? Hierover praten kan lastig en ongemakkelijk zijn. Het vraagt om een veilige werkomgeving. Hoe creëer je die? Nou, zo:
9 tips voor een veilige gespreksomgeving:
1. Vaste structuur voor gesprekken
Het is handig als je standaard maandelijks een gesprek voert met je werknemer, dan is het normaal en niet ongemakkelijk dat je in gesprek gaat. Mocht je niet op regelmatige basis gesprekken voeren, dan ben je wellicht op zoek naar een logische ingang.
2. Ingang voor het gesprek
Om een veilig gesprek te voeren is het belangrijk dat je een goede ingang hebt, die geen ongemakkelijk gevoel oproept bij je werknemer. Prettiger is het om bij de aankondiging van het gesprek een onderwerp te noemen waarin jullie een gezamenlijk belang hebben. Je kunt denken aan ingangen als: Ik wil graag met je in gesprek om te kijken:
naar verbetermogelijkheden in je werk
hoe je jezelf verder kunt ontwikkelen
hoe je beter uit de verf kan komen
wat je nodig hebt om zo goed mogelijk in je vel te zitten
wat wij kunnen verbeteren
hoe jij het werken bij ons ervaart en wat wij daarvan kunnen leren
hoe wij de puntjes op de i kunnen zetten bij het samenwerken
hoe we kunnen oplossen waar jij tegenaan loopt
Het vinden van een onderwerp waarbij je samen op zoek kunt naar een oplossing helpt om een veilige basis te creëren voor een goed gesprek. Als het je lukt om een gesprek te voeren dat aanvoelt als een co-creatie zal je medewerker zich beter op zijn of haar gemak voelen.
3. In- en uitchecken
Een check-in heeft als functie je medewerker te laten landen. Dat doe je door te bespreken hoeveel tijd jullie voor het gesprek uittrekken, en wat er op dit moment speelt voor jezelf en voor je werknemer.
Stel tijdens de check-in vragen die relevant zijn voor de inhoud van het gesprek. Vertel eerst kort om het ijs te breken hoe je er zelf bij zit vandaag en wat er voor jou speelt deze dagen. Daarna kun je vragen:
Hoe is het met jou vandaag? Wat zijn voor jou belangrijke dingen die nu spelen?
Heb jij punten, die je wilt bespreken vandaag?
Begin zelf als leider van het gesprek. Modelleer daarmee hoe lang en hoe diep je wilt gaan. De duur van de check-in is afhankelijk van het doel van het gesprek, variërend van vijf minuten tot een halfuur. Het is een simpele en effectieve manier om voor veiligheid te zorgen in het gesprek. Hoe je erbij zit is gelijkwaardig voor iedereen onafhankelijk van je functie.
Aan het einde van het gesprek hecht je het gesprek ook weer af met een check-out. Je biedt hiermee een formeler alternatief voor het koffieapparaatgesprek, waar vaak rake dingen worden gezegd over de beleving die deelnemers hadden bij het gesprek. Zeker bij pittige gesprekken, zijn mensen vaak nog emotioneel aan het einde van het gesprek. Door hierbij stil te staan, verlaat je werknemer het gesprek vaak comfortabeler. Je kunt bijvoorbeeld vragen:
“Met welk gevoel verlaat je dit gesprek?”
“Wat is jouw belangrijkste inzicht geweest tijdens het gesprek?”
4. Bouwen aan de relatie
Een positieve insteek van het gesprek helpt om een goede ingang te creëren. Iedereen heeft sterke kanten en het geeft een veilig(er) gevoel als je begint met het benoemen waar je blij mee bent. Laat weten wat je waardeert aan je werknemer en sta daar even bij stil. Je werknemer heeft dan het gevoel dat je ziet wat haar betekenis in het team of voor het bedrijf is.
Een goed gesprekskader maak je door te bouwen aan de relatie met je medewerker. Binnen een goede relatie kun je ook aankaarten wat je wilt bespreken over stress, gedrag, mentale gezondheid of diversiteit. Alleen als je medewerker ook werkelijk die veiligheid ervaart kan zij open vertellen over wat zij voelt, denkt of wil.
5. Non-verbale communicatie
Negentig procent van wat je zegt doe je zonder je woorden. Wat je werkelijk denkt en voelt is merkbaar en vaak ook zichtbaar in je non-verbale communicatie. Daarom is het belangrijk om eerlijk te zijn naar je werknemer. Het helpt om ook open te zijn over jezelf en jezelf waar mogelijk kwetsbaar op te stellen Je creëert hiermee gelijkwaardigheid en ruimte voor je medewerker om ook eerlijk te zijn. Als er een verschil is in wat je werknemer voelt en wat jij zegt geeft dat onzekerheid of roept dat vragen op.
6. Een duidelijk kader
In de basis ervaart werknemer meer veiligheid als er duidelijkheid is over het doel, de verwachtingen en de rollen van de gesprekspartners. Start het gesprek daarom met een introductie waarin je antwoord geeft op de volgende vragen:
Waarom voeren we dit gesprek?
Wat is het doel van dit gesprek?
Wat zijn de (mijn/onze) intenties van dit gesprek?
Wat verwacht ik van jou als gesprekspartner?
Wat gaan we precies bespreken?
Wat gebeurt er met de uitkomsten, zodat duidelijk is wat jij gaat doen en wat je werknemer gaat doen.
Wees ook helder over de verschillende rollen die je hebt. Dat je als leidinggevende graag een open gesprek voert met je werknemer, zodat je medewerker zaken niet pas voor het eerst hoort tijdens een functioneringsgesprek. Je vraagt daarmee aan je werknemer om openheid en creëert voor jezelf ook de ruimte om dat te doen. Hoe duidelijker het kader hoe veiliger je gesprek.
7. Setting en tijd
De ruimte waar je het gesprek voert heeft meer impact op de inhoud van het gesprek dan je denkt. Voer je het gesprek bij jou op je kamer benadrukt dat de hiërarchie. Dit kun je verminderen door samen aan een tafel te gaan zitten en niet vanachter je bureau het gesprek te voeren. Is er een raam of lichtstrook waardoor collega’s jou en je werknemer kunnen zien zitten? Dat geeft veiligheid. In een volledig van het zicht van andere collega’s afgesloten ruimte kan een onveilig gevoel geven. Je kunt ook kiezen voor een neutrale omgeving, die zorgt voor een andere mindset bij je gesprekspartner, waardoor kwetsbare gesprekken gemakkelijker op gang komen. Kies absoluut voor een rustige, afgesloten ruimte waarin anderen niet zomaar kunnen binnenlopen of meeluisteren. Neem vooral ook de tijd! Want wil je de diepte raken, dan vraagt dit om voldoende tijd. Zo voorkom je dat je het gesprek gehaast moet afronden. Reserveer dus minimaal 1,5 uur, zodat je ruimte hebt voor een intro, het landen, het scheppen van duidelijke kaders, een zorgvuldige opbouw en voor het afronden. Zo geef je een verdiepend gesprek alle kans.
8. Neutraliteit
Om open te kunnen zijn is het belangrijk dat je je vrij van oordeel opstelt. In plaats daarvan verplaats je je zo veel mogelijk in de ander.
9. Wat als niet alles aan de orde is geweest?
Stel, je wilde over diversiteit praten en je hebt het gevoel dat niet alles aan de orde is geweest, besef dan dat je veiligheid niet kunt afdwingen. Je medewerker is er wellicht nog niet aan toe is om open te zijn.
Wat kun je wel doen? Je kunt hem of haar vragen waar hij/zij aandacht aan zou besteden op de afdeling als hij/zij de leidinggevende was. Met die vraag kun je overigens ook het eerste gesprek beginnen. Dit kan een manier zijn om het gesprek te verdiepen of een start voor een volgend goed gesprek.
Er is natuurlijk geen éénduidig format voor een gesprek. Maar met deze tips heb je wel stevige basis in handen voor een open gesprek.
Hoe ik er zelf naar kijk
Ik zie een veilig gesprek als het creëren van een bedding, waardoor een rivier kan gaan stromen. De bedding garandeert geen stromende rivier, maar zonder bedding ontstaat er geen rivier, geen stroming en geen richting. De kans op een goed gesprek met je werknemer maak je groter door de zorgvuldige aandacht voor een goede bedding.